Penting: Perhatikan Hal Berikut Saat Membuat Dokumen Perusahaan dalam Bahasa Inggris

Seorang corporate lawyer atau in-house counsel, dalam kesehariannya pasti tidak bisa terlepas dari dokumen perusahaan. Mulai dari yang berhubungan dengan saham, surat kuasa hingga dokumen legalitas perusahaan. Pada era global, di mana investasi asing marak di Indonesia, seringkali dokumen perusahaan harus menggunakan bahasa Inggris. Tentu, corporate lawyer atau in-house counsel dituntut mampu memahami atau membuat dokumen perusahaan dalam bahasa Inggris. Agar dapat menggunakan legal term yang tepat saat membuat dokumen perusahaan, Richard Cornwallis (Foreign Legal Consultant) yang memberikan beberapa catatan penting.

Menurut Richard, Saat menyusun dokumen perusahaan, penting diperhatikan penggunaan istilah dalam bahasa Inggris. Pelajari standart kata–kata yang biasanya dipakai untuk membuat dokumen. Jangan gunakan kata–kata Inggris kuno. Susah dimengerti dan menyulitkan pemahaman. Hindari juga kata–kata yang menimbulkan kerancuan. Perhatikan tanda baca karena akan berpengaruh pada makna kalimat. Penting pula untuk diingat untuk selalu membuat dokumen dengan kata–kata yang sesederhana mungkin.

“Jangan gunakan “shall” jika menyangkut kewajiban. Lebih baik menggunakan “must” atau “will”. Hati-hati juga saat menggunakan istilah “salary” karena akan berhubungan dengan hukum ketenagakerjaan” Ujar Richard saat menjadi salah satu pembicara dalam English For Lawyers yang diselenggarakan oleh BPL Foundation.

Expatriate yang tinggal di Indonesia sejak beberapa tahun lalu ini juga mengingatkan agar menggunakan kata-kata yang singkat namun jelas. Dulu dokumen–dokumen dalam bahasa Inggris selalu panjang karena lawyers dibayar berdasarkan  jumlah halaman dan kata yang dihasilkannya, namun kini, penggunaan kata-kata yang efektif lebih diutamakan.

Lebih lanjut Richard memberikan beberapa contoh penggunaan kata-kata dalam bahasa Inggris, “misalnya kita bisa menggunakan we note untuk mengganti we beg to inform you. Gunakan if untuk mengganti in the event that. Jika mengirim email ke klien, tidak perlu menggunakan please find enclosed atau we enclose herewith, namun cukup gunakan we enclose. Terkait dengan waktu, kita bisa menggunakan now untuk menggantikan at this time.”

Richard juga mengingatkan agar menggunakan kalimat aktif untuk mempersingkat dan mempermudah pemahaman. Penggunaan kalimat yang terlalu menampilkan emosi sebaiknya dihindari. Jika sulit, atur penggunaan kalimat supaya singkat namun tetap menampilkan emosi. Jauh lebih baik jika menggunakan present tense.

Saat salah seorang peserta EFL menanyakan mengenai keabsahan suatu dokumen perusahaan, Richard menjawab dengan ramah dan antusias. Menurutnya materai tidak mempengaruhi validitas suatu dokumen; namun mempengaruhi dokumen tersebut dapat diajukan sebagai bukti dipengadilan atau tidak. Pada dasarnya tidak semua dokumen hukum harus di legalisasi oleh Notaris. Namun, jika dalam suatu dokumen diperlukan suatu legalisasi notaris atau harus dilegalisasi pihak berwenang, maka harus dilakukan.

“Sebagai contoh, Sertifikat pemilikan saham tidak diperlukan, namun harus tetap diregistrasi. Hal ini  dikarenakan berdasarkan UU PT pemilik saham yang tidak diregistrasi tidak dapat mengeksekusi hak–hak sebagai pemilik saham. Sehingga tujuannya adalah agar identitas pemilik saham dapat diketahui” Ujar Richard.

Selama satu setengah jam, Richard sangat bersemangat membagikan ilmu dan pengalamannya pada 25 peserta EFL yang hadir siang itu. Beberapa contoh dokumen perusahaan dibagikan dan ditelisik satu per satu. Dokumen yang dibagikan antara lain: Circular Written Resolutions, Minutes of Meeting Resignation Letter, Acceptance of Appointment Letter, Power of Attorney, Power of Substitution, Notice of Meeting, Register of Shareholders dan Share Certificates.

Ingin belajar dan menimba ilmu dari Richard Cornwallis? Ikuti English For Lawywer (EFL) Batch 4 yang diselenggarakan oleh BPL Foundation dan ProLegal. Informasi mengenai EFL dapat menghubungi info@bplfoundation.or.id

[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_3″][et_pb_sidebar admin_label=”Sidebar” orientation=”right” area=”sidebar-1″ background_layout=”light” remove_border=”off”] [/et_pb_sidebar][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]