Tips Membalas Email Klien dari Maria Sagrado
Bagi seorang lawyer kemampuan menulis adalah salah satu aspek yang tidak dapat diabaikan. Tidak semua orang mampu menyusun satu per satu kata dengan baik. Padahal dalam dunia hukum, penggunaan kata-kata sangat krusial dan akan berpengaruh pada penafsiran serta akibat hukum yang terjadi.
Kemampuan menulis dan menyusun kata-kata tidak hanya dibutuhkan pada saat membuat kontrak atau legal opinion, tetapi diperlukan juga saat membalas email dari klien—tidak terkecuali klien yang hanya bisa berbahasa inggris. Agar para lawyer tidak sampai melakukan kesalahan fatal, Maria Sagrado-Partner di Makarim & Taira—berbagi beberapa tips yang bisa membantu lawyer saat membalas email klien dalam bahasa Inggris.
Menggunakan Sapaan Saat Memulai email
Sir dapat digunakan untuk laki-laki atau perempuan untuk pertama kali mengirimkan email, jika kita tidak mengetahui apakah orang yang kita tuju laki-laki atau perempuan. Hati-hati untuk penggunaan kata belakang nama seorang seperti nama bapak/suami/marga. Untuk menebak nama yang tidak diketahui jenis kelaminya, carilah informasi mengenai nama tersebut—lebih banyak digunakan laki-laki atau perempuan
Gunakan Kalimat Sederhana dalam Isi Email
Gunakan kata-kata yang sederhana. Misalnya, lebih baik menggunakan “will” daripada “shall”. Jika isi email berkaitan dengan dokumen hukum, maka gunakanlah istilah hukum yang tepat (legal term). Jik ingin beralih dari satu paragraf ke paragraf lainnya bisa menggunakan kata “In addition”, “Also”, “With regard …”, “however”, “Therefore” atau “Accordingly”
Menutup Email
Pada umumnya orang Inggris tidak terbiasa menggunakan Thank You, sehingga bisa langsung digabung dengan Regards atau Thanks saat menutup email. Namun, jika lawyer ingin menggunakan ucapan terima kasih, ucapan terima kasih tersebut harus disampaikan tegas untuk keperluan atau kebutuhan tertentu. Misalnya: “thanks for your cooperation”. Selain ucapan terima kasih, untuk menutup surat dapat juga menggunakan:
“Please do not hesitate to contact us should you have any questions to us”
“Please feel free to contact us if you have any questions”
“We hope the above is of assistance”
“We hope the above addresses your questions/concerns”
“We look forward to hearing from you”
“We look forward to being of assistance to you and your Team”
Ketika Email Memuat Legal Advice
Seringkali, email dari klien berisi pertanyaan-pertanyaan hukum yang harus segera dijawab oleh lawyer. Jika seorang lawyer diminta memberikan advice melalui email, berikut beberapa hal yang menurut Maria perlu diperhatikan:
- Mulailah dari fakta atau pertanyaan yang diajukan klien;
- Pahami pertanyaan dengan baik dan hati-hati;
- Berikan dasar hukum;
- Analisis kasus, jabarkan kedudukan kasus tersebut di mata hukum, peraturan terkait dan akibat hukum yang akan terjadi.
- Berikan saran atau pendapat, namun pastikan pendapat yang diberikan memiliki dasar yang kuat dan bersumber dari analisis beberapa teori, artikel ataupun pendapat ahli
- Jangan pernah berasumsi, setiap pendapat yang diberikan harus dapat dipertanggungjawabkan.
- Tutup dengan kesimpulan, pastikan kesimpulan yang diberikan singkat dan jelas. Kesimpulan dapat diberikan di awal atau akhir jawaban. Ini tergantung style dan kebiasaan.
Menjawab email klien mungkin terlihat mudah, namun jika dilatih dengan baik akan rentan terjadi kesalahan. Sementara kesalahan kecil dalam memahami pertanyaan klien saja bisa membuat pendapat hukum yang diberikan kurang tepat dan pada akhirnya menyebabkan kerugian bagi klien. Agar hal ini tidak terjadi, lawyer perlu terus berlatih melakukan korespondensi dengan klien dalam, terutama jika klien berbahasa Inggris.
Rika Isvandiary
*Ingin mengetahui lebih dalam mengenai English for Lawyers dan informasi hukum lainnya? Ikuti beragam workshop dan pelatihan hukum yang diselenggarakan oleh BPL Foundation dan ProLegal. Informasi lebih lanjut mengenai dapat menghubungi 081294116724/ 082211958277 atau melalui email info@bplfoundation.or.id.
[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_3″][et_pb_sidebar admin_label=”Sidebar” orientation=”left” area=”sidebar-1″ background_layout=”light” remove_border=”off” /][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]