Perlukah Notaris Hadir dalam RUPS?
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) patut menjadi perhatian penting setelah Anda mendirikan Terbatas (PT). Notaris memegang peranan penting dalam pen-dokumentasi-an hasil RUPS.
Bagi anda yang memiliki PT, istilah RUPS pastilah tidak asing lagi. RUPS bukanlah sembarang rapat yang jadwalnya bisa anda atur sesuka hati. Agenda pertemuan pun terbatas pada pembicaraan seputar PT. Jadwal dan agendanya sudah harus ditentukan PT pada jauh hari sebelumnya.
“RUPS ada dua macam. Pertama RUPS yang bersifat biasa dan kedua luar biasa. RUPS biasa umumnya diadakan sekali dalam setahun yang bertujuan melaporkan kegiatan operasional oleh organ perusahaan selama kurun waktu satu tahun kegiatan. Pada RUPS luar biasa kegiatan dilangsungkan sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan. Agendanya hanya fokus pada perubahan Anggaran Dasar atau tata laksana dan kelola PT” Ulas Notaris Panji Kresna, saat mengisi Workshop: Langkah-Langkah yang Perlu dilakukan Setelah PT Anda Berdiri—yang diselenggarakan oleh ProLegal dan BPL Foundation.
Penyelenggaraan RUPS dapat dilakukan apabila ada keinginan dari Pemegang Saham, permintaan dari Dewan Komisaris atau keduanya. Menejemen Perusahaan yang diwakili oleh Direktur wajib memanggil pemegang saham untuk menghadiri RUPS dalam jangka waktu 15 hari sebelum tanggal RUPS dilaksanakan. Pada praktiknya, beberapa kali ditemukan Direktur yang menolak mengirimkan undangan. Pada kasus ini, Komisaris dapat mengambil alih tugas tersebut, bahkan menjadi pimpinan RUPS jika Direktur juga menolak memimpin.
Selain terkait waktu, pemenuhan kuorum mereka yang hadir dalam RUPS menjadi penting—karena jika tidak terpenuhi maka RUPS menjadi tidak sah. Kuorum kehadiran Pemegang Saham sesuai peraturan adalah 50%+1 dari seluruh Pemegang Saham untuk RUPS Biasa. Sedangkan RUPS Luar Biasa membutuhkan 75% kehadiran pemegang saham..
Seluruh kejadian penting yang terjadi dalam RUPS harus didokumentasikan secara lengkap. Mulai dari suasana RUPS, kehadiran orang-orang penting, presensi, proses pengambilan keputusan hingga keputusan RUPS itu sendiri. Peristiwa penting yang terdokumentasikan ini perlu diberikan pengaktaan oleh Notaris untuk menjadikannya sebagai alat bukti otentik.
Peran seorang Notaris dalam RUPS ditentukan berdasarkan hadir atau tidak dirinya pada saat itu. RUPS yang dihadiri oleh notaris memungkinkan notaris langsung mencatat seluruh peristiwa dan suasana penting yang terjadi di sana. Kehadiran notaris di tempat memungkinkan Perusahaan mendapatkan akurasi pencatatan yang lebih baik dan proses pengaktaan yang lebih cepat. Namun harus diingat, notaris tidak dapat hadir jika lokasi RUPS berada diluar wilayah kerjanya.
Ketidakhadiran notaris pada RUPS tidak berarti penyelanggaraan terhambat bahkan tertunda. Pihak Perusahaan cukup menunjuk satu atau beberapa orang notulen untuk mencatat seluruh peristiwa penting yang terjadi. Saat RUPS usai Perusahaan dapat menunjuk perwakilan dari Perusahaan untuk membawakan notulensi hasil RUPS ke hadapan Notaris.
“Tolong dibawa juga daftar hadirnya, karena kita harus melihat kuorumnya terpenuhi atau tidak?” Terang panji saat menjelaskan pentingnya daftar hadir. Setelah dokumen diserahkan, Notaris akan memproses Nota Riil untuk diaktakan.
Jika RUPS tidak dapat dilaksanakan di satu tempat. Perusahaan dapat melakukannya secara Circular. Penyelengaraan RUPS secara Circular memungkinkan Pemegang Saham untuk dapat memberikan keputusan atau catatan terkait rencana kebijakan perusahaan yang diedarkan ke lokasi mereka masing-masing. Perlu diperhatikan soal kuorum dalam pengambilan keputusan yang harus didukung 100% setuju. Sama seperti RUPS yang tidak dihadiri oleh Notaris, Perusahaan harus menunjuk satu atau beberapa orang dari pihaknya untuk menyerahkan hasil Circular pada Notaris.
Aditya Anugra
*Ingin mengetahui lebih dalam berbagai informasi menarik di dunia hukum? Ikuti beragam workshop dan pelatihan hukum yang diselenggarakan oleh BPL Foundation dan ProLegal. Informasi lebih lanjut mengenai dapat menghubungi 081294116724/ 082211958277 atau melalui email info@bplfoundation.or.id.
[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_3″][et_pb_sidebar admin_label=”Sidebar” orientation=”left” area=”sidebar-1″ background_layout=”light” remove_border=”off” /][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]